Vedtægter

 

  

 

VEDTÆGTER FOR HAVEFORENINGEN ISLEVDAL 


 § 1. Navn og hjemsted Navn: H/F Islevdal

        Kommune: Glostrup Kommune.    

        Adresse: Ydergrænsen  

        Matr.nr.: matr.nr. 5c Ejby By 

 

§ 2. Formål og virke 

  1. Foreningens formål er at administrere og forvalte det til kolonihaveformål udlagte areal matr.nr. 5c Ejby By, Glostrup sogn, i overensstemmelse med de bestemmelser der er lagt til grund for området, samt indholdet i nærværende vedtægter.  2.
  2. Foreningen er medlem af Kolonihave Forbundet. Foreningen skal, så længe det er et ufravigeligt krav, tillige være medlem af Kolonihave forbundets, kreds Hovedstaden Vest.  

     

    § 3. Medlemmer  

    1. Nye medlemmer optages via foreningens interesseliste, se dog reglerne i stk. 2-6 nedenfor.  Hvis sælger selv har en køber, kan denne optages på interesselisten på lige fod med øvrige på listen. 
    2. Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse. 3.
    3. Et medlem har dog altid ret til at få optaget en ny brugsretshaver på et eksisterende brugsretsbevis sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år), en myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og det nye medlem i øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen, jf stk. 6, 8 og standardvilkårene for brugsret § 1, stk. 6.  4.
    4. Et medlem har på samme måde altid ret til at overdrage brugsretten til en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år) en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen i stk. 6, 8 og standardvilkårene for brugsret § 1, stk. 6.     5.
    5. Ved et medlems dødsfald fortsætter en evt. medbrugsretshaver brugsretten. Hvis brugsretshaver stod alene på brugsretsbeviset, har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte brugsretsaftalen. En samlever i mere end 2 år har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem, har endvidere ret til at få overdraget brugsretsbeviset. Ovenstående kan evt. være fraveget ved testamente. I så fald følger brugsretten med til den, som efter arvelovgivningen har arvet huset. Det er en forudsætning, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen i stk. 6, 8 og standardvilkårene for brugsret § 1, stk. 6. 6.
    6. Som medlem kan kun optages myndige personer, som lever op til lovgivningens betingelser for at erhverve fast ejendom i Danmark. 7.
    7. Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har skrevet under på et brugsretsbevis på et havelod. 8
    8. Foreningen opkræver et indmeldelsesgebyr pr. havelod ved indmeldelse i foreningen. Gebyret fastsættes af generalforsamlingen. Indmeldelsesgebyret tilbagebetales ikke ved udmeldelse af foreningen. 9.
    9. Som medlem af foreningen har man brugsret til en havelod. Der oprettes derfor et brugsretsbevis med tilhørende brugsretsvilkår. De til enhver tid gældende brugsretsvilkår regulerer forholdet mellem foreningen og medlemmet.  10.
    10. Der kan registreres to medlemmer på et brugsretsbevis. Medlemmer på samme brugsretsbevis er sidestillet og har samme rettigheder og forpligtelser overfor foreningen. 11.
    11. Et medlem må maksimalt råde over 1 havelod. 12.
    12. Bestyrelsen kan optage en juridisk person som medlem, hvis denne har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal i perioden overholde alle forpligtelser i foreningen og skal betale brugsretsafgift og andre beløb, der opkræves af foreningen frem til det tidspunkt, hvor haveloddet er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på haveloddet, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på foreningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra tvangsauktionsdagen overdrage haveloddet til en person, som opfylder kravene i stk. 1-4.  

                           

                          § 4. Generalforsamlingen 

                           

                          1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. 2.
                          2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i april måned med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter: 
                            • Valg af dirigent, referent og stemmetællere. 
                            • Bestyrelsens beretning. 
                            • Årsregnskab med evt. revisionsberetning. 
                            • Indkomne forslag. 
                            • Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af brugsretsafgift 
                            • Valg af formand/kasserer (Formand i ulige år, kasserer i lige år) 
                            • Valg af et bestyrelsesmedlem 
                            • Valg af en 1. suppleant og en 2. suppleant for et år ad gangen 
                            • Valg af 2 interne revisorer for 1 år 
                            • Fastsættelse af takster efter vedtægtens bestemmelser


                                 3. Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 4 ugers varsel. 

                                   4. Dagsorden, årsregnskab og bestyrelsens skriftlige beretning udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. 

                                   5. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest d. 28. februar, hvorefter de skal optages på den dagsorden, som udsendes til medlemmerne. 

                                   6.Ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever har adgang til generalforsamlingen. Samme personkreds har ligeledes taleret. Det er dog udelukkende medlemmer af foreningen, der har stemmeret.     

                                   7.Administrator og revisor samt personer indbudt af bestyrelsen har taleret. Medlemmer, der er i restance, har ikke ret til at stille forslag og har ikke tale- eller stemmeret. 

                                   8. Der kan afgives 1 stemme pr. havelod.  

                                   9. Der kan stemmes ved fuldmagt via bestyrelsen eller en fuldmagtshaver. En fuldmagtshaver kan max. have 1 fuldmagt. 

                                  10. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de fremmødte stemmeberettigede ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er forslaget ikke vedtaget. Blanke stemmer er ugyldige stemmer. Skal der stemmes om forslag til: 

                              • Vedtægtsændring 
                              • Ændring af brugsretsvilkår  
                              • Optagelse af kollektive lån 
                              • Ekstraordinære indskud 
                              • Foreningens opløsning


                              kræves det dog, at mindst 50 % af medlemmerne er mødt og at 2/3 de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men har 2/3 af de afgivne stemmer stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer. Referat fra generalforsamlingen godkendes af dirigenten, referenten samt på bestyrelsens vegne af foreningens formand. Referatet og beretning sendes til medlemmerne efter generalforsamlingens afholdelse. 

                               

                              § 5. Ekstraordinær generalforsamling

                              1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
                              2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst ¼ af foreningens medlemmer stiller skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden. 
                              3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden. Bestyrelsen er i de i stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 30 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 14 dage og senest 4 uger efter indkaldelsen. 
                              4. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter stk. 2, kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af havelodderne, der har begæret generalforsamlingen deltager. 
                              5. Bestemmelserne i § 4, stk. 6-10 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger. 


                                       § 6. Generalforsamlingens opgaver og mandater

                                      1. Generalforsamlingen fastlægger foreningens vedtægter, brugsretsvilkår og ordensregler, herunder regler for vedligeholdelse af haven og fællesarbejde. 
                                      2. Generalforsamlingen fastlægger det indmeldelsesgebyr, som skal betales ved indmeldelse i foreningen.  
                                      3. Generalforsamlingen fastlægger den årlige brugsretsafgift på baggrund af det budget, som foreningens bestyrelse forelægger generalforsamlingen til godkendelse. Brugsretsafgiften er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet.  
                                      4. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Engangsbeløb er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet. 
                                      5. Generalforsamlingen kan fastsætte bod eller andre sanktioner samt størrelsen heraf for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser, som medlemmet er forpligtet til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet. 
                                      6. Generalforsamlingen kan fastsætte størrelsen på det beløb, som skal betales, hvis man ikke deltager i fællesarbejde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet. 
                                      7. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr, som opkræves, hvis brugsretsafgift eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt. Et sådant gebyr er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet. 
                                      8. Generalforsamlingen fastsætter bestyrelsens honorar.  
                                      9. Generalforsamlingen tager stilling til de forslag, som medlemmerne sætter på dagsordenen. 

                                                       

                                                      § 7. Bestyrelsen – Valgbarhed, fratræden og honorar

                                                      1. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger. 
                                                      2. Bestyrelsen består af 3 personer, der vælges for en 2-årig periode.  
                                                      3. Valgbar er ethvert medlem af foreningen, der ikke er i restance. Der kan kun vælges én repræsentant fra hvert havelod, medmindre der er tale om valg til udvalg under bestyrelsen.  
                                                      4. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. 
                                                      5. Efter generalforsamlingen fastlægger bestyrelsen grundlaget for sit virke i en forretningsorden. 
                                                      6. Fratræder formanden eller kassereren før valgperiodens udløb indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, medmindre udtræden sker umiddelbart før en ordinær generalforsamling. 
                                                      7. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten, subsidiært 2. suppleanten i bestyrelsen – dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse.  
                                                      8. Udebliver et bestyrelsesmedlem fra 3 på hinanden følgende møder anses det som fratræden og 1. suppleanten indkaldes. 
                                                      9. Såfremt bestyrelsen som følge af et eller flere medlemmers fratræden ikke kan suppleres op med det nødvendige antal suppleanter, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Valg på ekstraordinær generalforsamling gælder alene for resten af de fratrådtes valgperiode. 
                                                      10. Bestyrelsens medlemmer modtager et årligt honorar, der fastlægges af generalforsamlingen. Honoraret fastlægges i henhold til det pågældende bestyrelsesmedlems arbejdsbyrde, og skal være ens for alle medlemmer, idet formanden og kassereren dog kan tillægges et højere honorar. Honorarerne skal medtages som en del af årsregnskabet. 
                                                      11. Bestyrelsesmedlemmers omkostninger og udlæg i forbindelse med varetagelse af foreningens daglige drift dækkes af foreningen, herunder omkostninger til telefon, kørsel mv. Beløbenes størrelse fastsættes af generalforsamlingen, dig maksimalt efter statens takster. 
                                                      12. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før tid, afregnes honorar mv. forholdsmæssigt i forhold til de antal måneder, de har varetaget hvervet.  

                                                                             

                                                                            § 8. Bestyrelsens opgaver og mandater

                                                                            1. Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for, at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere føre tilsyn med, at foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, eller en lokalplan.  
                                                                            2. Den daglige ledelse af foreningen indebærer, at bestyrelsen har mandat til at træffe de beslutninger, der er nødvendige for driften af foreningen – herunder afholde de nødvendige udgifter. Normal drift af foreningen omfatter bl.a.: 
                                                                              • Fastlæggelse af diverse procedurer som får foreningen til at fungere 
                                                                              • Indføre nødvendige ordensregler i perioden mellem generalforsamlinger, som efterfølgende skal bekræftes af generalforsamlingen. 
                                                                              • Optagelse af nye medlemmer 
                                                                              • Påtale og øvrige sanktioner overfor medlemmer, som ikke overholder foreningens regler mv. 
                                                                              • Ophævelse af brugsretsaftale for medlemmer, som ikke overholder foreningens regler mv. 
                                                                              • Betaling af foreningens nødvendige udgifter 
                                                                              • Drift og vedligehold af foreningens fællesområder 
                                                                              • Opdatering og vedligeholdelse af foreningens hjemmeside og regelsæt 
                                                                              • Iværksætte nødvendige tiltag og afholde nødvendige udgifter, som er nødvendige for at overholde eksterne regler (f.eks. persondataregler, regler for fællesarealer, spildevand, affald mv.) 
                                                                              • Tegne nødvendige forsikringer 
                                                                              • Forhandling med myndigheder og andre eksterne parter vedr. foreningens område 


                                                                              1. Bestyrelsen kan benytte ekstern arbejdskraft til særlige opgaver, f.eks. ekstern administrator1, sekretær-funktion, IT, juridisk samt regnskabs- og revisionsmæssig bistand. Den eksterne arbejdskraft kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.
                                                                              2. Bestyrelsen kan nedsætte forskellige underudvalg til at løse konkrete opgaver, f.eks. festudvalg eller lignende. Udvalgene har ingen selvstændig beslutningskompetence, men refererer til bestyrelsen, som dog kan uddelegere konkret ansvar og budget til udvalget.  
                                                                              3. Udgifter udover den normale drift, som har karakter af fornyelse, investering og udvikling, forelægges generalforsamlingen. 
                                                                              4. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvis han/hun har en økonomisk eller anden særinteresse i sagen. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet: 
                                                                                    • en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger, 
                                                                                    • en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens midler, 
                                                                                    • en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand 
                                                                                    • en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen. 
                                                                                    • en arbejdsskadeforsikring 
                                                                                    • en retshjælpsforsikring 

                                                                                     

                                                                                    § 9. Proces for påtaler, sanktioner og ophævelse

                                                                                    1. Når bestyrelsen ifølge foreningens brugsretsvilkår har ret til at påtale, sanktionere og/eller ophæve en brugsretsaftale med et medlem, sker det med følgende fremgangsmåde: 
                                                                                    • For forsinket eller manglende betaling betales et gebyr, som svarer til foreningens udgift til rykkere. Gebyret kan opkræves ved hver forsinket betaling. 1. rykker sendes efter forfaldsdato med en frist på 14 dage, 2. rykker sendes ligeledes efter den nye forfaldsdato med en ny frist på 14 dage. Hvis den pligtige pengeydelse fortsat ikke er betalt, kan brugsretsaftalen ophæves. Det er en forudsætning for ophævelse af brugsretsaftalen på grund af manglende betaling, at foreningens rykker/påkrav er afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkelig angives, at brugsretsaftalen blive ophævet, hvis restancen ikke er betalt inden udløbet af den meddelte frist. 
                                                                                    • For misligholdelse af haven sendes en påtale med en rimelig frist, dog mindst 14 dage til at udbedre forholdet. Hvis forholdet ikke er udbedret, kan bestyrelsen herefter sætte en havemand til at udføre arbejdet for medlemmets regning. Betaling for havemand er en pligtig pengeydelse i medlemsforholdet. 
                                                                                    • For øvrige overtrædelser af vedtægter, brugsretsvilkår, ordensregler samt regler fastsat udefra sendes i første omgang en påtale uden yderligere sanktion. Anden påtale for samme forseelse udløser dels en bod fastsat af generalforsamlingen, dels at medlemmet skal betale de faktiske omkostninger ved påtalen, f.eks. porto. Både bod og faktiske omkostninger betragtes som en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet. 


                                                                                    1. Påtaler, advarsler og rykkere skal afgives på skrift via mail samt afleveres af bestyrelsen på haveloddet eller sendes til medlemmets folkeregisteradresse. 
                                                                                    1. Ved gentagne påtaler har bestyrelsen mulighed for at sætte en advokat til at håndtere sagen. Udgiften til advokatens håndtering lægges til haveloddens udestående med foreningen og er en pligtig pengeydelse i brugsretsforholdet.  
                                                                                    1. Der sendes ikke påtale eller advarsel, når en kreditor har overtaget bebyggelsen på haveloddet, eller hvis medlemmet er blevet dømt i en straffesag, som vedrører foreningens område. I disse tilfælde skrides direkte til ophævelse af brugsretsaftalen. 
                                                                                    1. En påtale eller anden sanktion fra bestyrelsen er altid gældende i 3 år, således at ny overtrædelse af samme art inden for den 3-årige periode vil blive anset for en grov tilsidesættelse af vedtægter eller ordensregler, som kan medføre ophævelse af brugsretsaftalen. 

                                                                                     

                                                                                    § 10. Hæftelse og tegningsret

                                                                                    1. Foreningen forpligtes ved underskrift af kasserer, som kan råde over kort og netbank til foreningens bankkonti. Bestyrelsen kan meddele prokura. 
                                                                                    2. I forhold udadtil forpligtes foreningen af formand og kasserer i fællesskab. 
                                                                                    3. anset stk. 1 og 2, er retshandler vedrørende foreningen kun gyldige og har bindende virkning over for tredjemand, når de vedtages af den samlede bestyrelse. 
                                                                                    4. I forholdet til tredjemand hæfter medlemmerne ikke for foreningens forpligtelser med andet end deres forholdsmæssige andel. Generalforsamlingen kan dog med 2/3 majoritet vedtage personlig og solidarisk hæftelse for gæld til anerkendt pengeinstitut. 
                                                                                    5. I forhold til gæld til foreningen hæfter medlemmerne personligt, hvilket også skal gælde for tab, som foreningen har på enkelte medlemmer. 

                                                                                             

                                                                                            § 11. Foreningens formue

                                                                                            1. Medlemskab af foreningen medfører, at medlemmerne fra det tidligere medlem har erhvervet en andel af foreningens formue.  
                                                                                            2. Andelens værdi opgøres årligt og fremgår af foreningens regnskab.  
                                                                                            3. Ved udtræden har medlemmerne ingen krav på foreningens formue, idet værdien af andelen betales direkte fra køber til sælger.  
                                                                                            4. Prisen på overdragelse af andelen må ikke overstige værdien i regnskabet. Prisen på haveloddets bebyggelse må ikke overstige Kolonihaveforbundets maksimale pris.  
                                                                                            5. Medlemmerne kan belåne egen bebyggelse på havelodden (bygning på lejet grund), men foreningens ejendom (havelodden) kan ikke belånes, pantsættes eller gøres til genstand for retshandlinger af nogen art.   


                                                                                                    § 12. Regnskab og revision

                                                                                                    1. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Årsregnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik. 
                                                                                                    2. Regnskabet skal før fremlæggelse på generalforsamlingen underskrives af de valgte interne revisorer, samt underskrives og godkendes af bestyrelsen samt den eksterne administrator. 
                                                                                                    3. Administrator skal ikke revidere regnskabet, men dog afgive en erklæring på regnskabet.  
                                                                                                    4. Den interne revisor har til opgave at kontrollere at foreningens årsregnskab er i overensstemmelse med bogføringen samt føre protokol over de eventuelle bemærkninger, som regnskabet måtte give anledning til.  
                                                                                                    5. Alle ind- og udbetalinger til og fra foreningen skal ske elektronisk. Kassereren og foreningen må ikke have rede penge liggende, og der findes ingen kontantkasse. 

                                                                                                             

                                                                                                            § 13. Tavshedspligt og persondata

                                                                                                            1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indblik i under deres arbejde for foreningen. Dette gælder også, når de ikke længere varetager hvervet. 
                                                                                                            2. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i persondataforordningen. Bestyrelsen beskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens persondatafortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens persondatapolitik på hjemmesiden. 

                                                                                                               

                                                                                                              § 14. Foreningens opløsning

                                                                                                              1. Hvis en gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, vil foreningens formue være at overføre til den forening, som viderefører det nye haveområde og med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.
                                                                                                              2. Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører med at drive fritidshaver, vælges 2 likvidatorer, som forestår betalingen af de beløb, såsom forudbetalt brugsretsafgift eller anden formue, med fradrag af gæld såvel fra foreningens som medlemmernes side. Den resterende formue udbetales til de medlemmer, der er registreret på det pågældende tidspunkt. 

                                                                                                                Disse vedtægter træder i kraft straks efter vedtagelsen og samtidig ophæves alle foreningens tidligere vedtægter.  

                                                                                                                 

                                                                                                                 

                                                                                                                Vedtaget på generalforsamling d. 15. april 2024.